Vom Anfrage-E-Mail zum Auftrag: KI-Automatisierung im Angebotsprozess

01Ausgangslage

Jährlich gehen mehrere tausend Kundenanfragen per E-Mail ein. Jede wurde einzeln bearbeitet: Lieferanten anschreiben, Preise und Lieferzeiten erfragen, kalkulieren, Angebot erstellen, bei Zusage Daten in Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung übertragen. Die Informationen lagen in mehreren Systemen, der Aufwand pro Vorgang war entsprechend hoch.

02Herausforderung

Rund 25 Lieferanten mit jeweils eigenen Kalkulationsregeln, Mindestmengen, Währungslogik und Lieferzeitpuffern; dazu Compliance-Nachweise wie RoHS pro Angebot. Bestehende Systeme sollten bleiben, und Kunden- wie Preisdaten durften das Unternehmensnetz nicht verlassen.

03Lösung

Spezialisierte KI-Agenten lesen eingehende Anfragen, extrahieren Artikelnummern, Mengen und Date Codes, fragen Lieferanten automatisch an und werten deren Antworten aus, auch aus PDF-Anhängen. Eine regelbasierte Kalkulation wendet die lieferantenspezifischen Regeln an, ein Generator erstellt das Angebot inklusive Compliance-Angaben. Mitarbeitende geben jedes Angebot frei, bevor es rausgeht. Bei Zusage werden Auftragsbestätigung, Warenwirtschaft und CRM automatisch versorgt.

04Umsetzung

• —E-Mail-Agent am bestehenden Mailserver: Anfragen erkennen, strukturieren und als Vorgang anlegen
• —Lieferanten-Agent: automatische Preis- und Lieferzeitanfragen, Auswertung heterogener Antworten
• —Kalkulations-Engine mit konfigurierbaren Regelsets je Lieferant
• —Angebotserstellung mit Versionen, Compliance-Nachweisen und Freigabe-Workflow
• —Synchronisation mit Warenwirtschaft, CRM und Vorbereitung für die Buchhaltung
• —Internes Sprachmodell auf eigener Hardware, Rollenkonzept und lückenloser Audit-Trail

05Wirkung

• —Deutlich weniger manuelle Arbeit pro Angebot
• —Schnellere Reaktion gegenüber Kunden und Lieferanten
• —Keine doppelte Datenpflege mehr zwischen den Systemen
• —Volle Datenhoheit: keine Übertragung an externe Cloud-Dienste